Chat with us, powered by LiveChat

Carpetright

‘Het maken van een bezettingsoverzicht is nu zo gepiept.’

Samenwerken met consultants die verstand hebben van HR én de software 

Vanuit het hoofdkantoor in Utrecht regelt de HR-afdeling van Carpetright Nederland de personeelszaken van 350 collega’s op 92 filialen. Intensief werk, dat nog eens extra bemoeilijkt werd door tijdrovende administratie en onoverzichtelijke systemen. Daarom koos de organisatie in 2017 voor een nieuw ERP-pakket: AFAS. Maar met alleen de aanschaf van een nieuw goed systeem ben je er nog niet. Marina Bouhuijzen is HR Business Partner: ‘Je kan ontzettend veel met AFAS. Maar je moet het wel zelf inrichten. Dan wil je consultants die verstand hebben van HR én de software. Die vonden we bij Forque.’

Opzoeken en vervolgens kopiëren en plakken

‘We nemen mensen aan omdat ze goed passen bij het filiaal waar ze solliciteren. Daar krijg je betere teams van en een goede werksfeer. Wanneer de nodige product kennis ontbreekt zorgt Carpetright zelf voor inhoudelijke trainingen. Zo worden zij het beste voorbereid op hun nieuwe job. De registratie van uren, verlof en declaraties wordt in de winkels keurig ingevoerd. Doormiddel van een import worden ze nu een stuk eenvoudiger in AFAS gezet. Als ik eerder een overzicht wilde maken, moest ik die gegevens elke keer opzoeken in dat systeem en vervolgens kopiëren en plakken naar ons systeem. Het werkte wel, maar het was een enorm gedoe.’

Eerst de basis

Voor dat gedoe zocht Carpetright een oplossing. Na een vergelijkend onderzoek kwamen ze uit bij AFAS. ‘Halverwege 2017 zijn we begonnen met de implementatie. Zonder de hulp van de consultants van Forque waren we nu nog niet klaar geweest. Ze kwamen hier in het begin met twee man sterk om te overleggen over hoe we het systeem wilden inrichten. Dan merk je goed dat ze vaker met dit bijltje hakken. Ik kon ze vertellen hoe onze processen lopen en zij wisten meteen hoe dat ingericht kon worden in de nieuwe software. En die kennis deelden ze ook gerust met ons. We kregen uitgebreid verslag van wat ze deden en ze betrokken ons bij de inrichting van het systeem. Daardoor kan ik veel dingen nu ook zelf aanpassen. En ben ik vergeten hoe het moet, dan kijk ik terug in de verslagen. Of bel ik met één van de consultants.’

‘We hebben eerst gezorgd dat de salarissen goed gingen en dat medewerkers in de winkel meteen met de nieuwe software aan de slag konden. Toen dat stond, zijn we pas gaan kijken naar onze eigen afdeling. Je moet niet alles in één keer willen doen. Op deze manier hielden, en houden, we overzicht en kunnen we ondertussen nadenken over het volgende onderdeel dat we gaan aanpakken.’

Dan komen de voordelen vanzelf

HR is inmiddels ook over en Marina merkt dat ze haar werk beter kan doen: ‘Nu doe ik veel minder administratief werk én ik heb beter en sneller inzicht in onze gegevens. Dat scheelt ons niet alleen heel veel tijd. Het levert ook kwaliteit op. We kunnen als HR ook voor andere afdelingen beter en sneller de juiste informatie boven water krijgen. Vroeger was ik een dag bezig om een overzicht van de maandelijkse verlofboekingen van alle 350 medewerkers te maken. Nu haal ik dat zo tevoorschijn en kan ik het duidelijk presenteren aan bijvoorbeeld Finance. Voor als zij willen weten hoeveel de verloven ons dit jaar nog gaan kosten.’

‘Ik merk ook dat ik echt anders ga werken doordat ik minder met administratie en meer met HR-zaken bezig kan zijn. Nu ik het overzicht en de tijd heb, kan ik zelf initiatief nemen en collega’s advies geven, ook als ze er niet om vragen. Als vroeger een districtmanager belde, hoopte ik stiekem dat het niet over een bezettingsoverzicht zou gaan. Dan was ik namelijk weer een paar uur druk met overal gegevens vandaan halen en samenvoegen. Nu is dat zo gepiept en stuur ik zo’n overzicht als ik denk dat het nodig is. Bijvoorbeeld als ik zie dat iets onnodig veel geld kost of dat we personeel slimmer kunnen inzetten.’

Carpetright over Forque

“Als vroeger een districtmanager belde, hoopte ik stiekem dat het niet over een bezettingsoverzicht zou gaan. Dan was ik namelijk weer een paar uur druk met overal gegevens vandaan halen en samenvoegen. Nu is dat zo gepiept en stuur ik zo’n overzicht als ik denk dat het nodig is. Bijvoorbeeld als ik zie dat iets onnodig veel geld kost of dat we personeel slimmer kunnen inzetten. Zonder de hulp van de consultants van Forque waren we nu nog niet klaar geweest. Ze kwamen hier in het begin met twee man sterk om te overleggen over hoe we het systeem wilden inrichten. Dan merk je goed dat ze vaker met dit bijltje hakken.”

En steeds beter willen worden

Automatiseren en optimaliseren is geen taakje dat op een gegeven moment afgevinkt kan worden. Dat weten ze ook bij Carpetright: ‘We blijven kijken naar wat beter kan en hoe we steeds meer processen via hetzelfde systeem kunnen doen. Nu is de gesprekkencyclus aan de beurt, want dat proces duurt nog te lang en gaat te stroef. En dan is het mooi dat Forque ons op de radar heeft. Zij weten precies hoe we werken, wat we willen en waar we zitten in het automatiseringsproces. Daardoor konden wij samen met hen meteen een mooi ontwerp maken voor de gesprekkencyclus. Binnenkort zetten we de puntjes op de i en dan loopt ook dat soepel in hetzelfde systeem. En dan weer verder kijken naar wat nog meer beter kan. HR heeft recruitment en onboarding inhoudelijk goed geregeld. Voor de software zijn er nog wel wensen. We hebben nog genoeg op het verlanglijstje staan.’

Carpetright in het kort

  • Specialist in vloeren, raamdecoratie en traprenovatie
  • 92 winkels in Nederland en 23 in België
  • Opgericht in 1988 in het Verenigd Koninkrijk
  • Softwaregebruik: AFAS Software 
  • Interview met: Marina Bouhuijzen (HR Business Partner)

Een vraag?

Heb je een vraag? Zou je graag in contact komen met Carpetright? Of wil je meer weten over AFAS Software?

Diensten

AFAS Expert

Je wil natuurlijk het maximale uit je AFAS inrichting halen. Als AFAS experts helpen we je daar graag bij. Of het nou gaat om AFAS ondersteuning, gebruikersgemak of procesinrichting. 

Lees verder →

Business Intelligence

Je bedrijfsgegevens analyseer je makkelijk en snel met de inzet van Microsoft Power BI. Het helpt om snel goede gefundeerde beslissingen te nemen. De BI-experts van Forque helpen je graag met advies, analyses én maatwerk.

Lees verder →

(Bij verzenden ga je akkoord met ons privacybeleid)

(Bij verzenden ga je akkoord met ons privacybeleid)