Schakel Autogroep

De Schakel Autogroep is een familiebedrijf met een historie die teruggaat tot 1924, het jaar van oprichting. De familie is al bijna honderd jaar Ford-dealer. Het bedrijf breidde met name de laatste decennia fors uit. Voor de salarisverwerking en verlofregeling maakte de Schakel Autogroep tot 2017 gebruik van de diensten van een externe salarisverwerker. Dat voldeed op zich prima toen het medewerkersbestand zich rond de 85 mensen bewoog. Toen de organisatie was doorgegroeid naar 150 medewerkers ontstond de wens om de personeelsdossiers volledig te digitaliseren en processen te stroomlijnen. Vervolgens is de keuze gemaakt voor de HRM- en Payroll-software van AFAS.

Minder stress met HRM- en Payroll-software

“Het was niet de bedoeling dat de software uitsluitend het feestje van de personeelsafdeling zou worden”
Met de overstap van een externe salarisverwerker naar het gebruik van de HRM- en Payroll-software van AFAS besloot de Schakel Autogroep het jaar 2016 terug te verlonen. Doelstelling: het produceren van een betrouwbaar budget binnen de deadline. Een hele klus, maar wel met de gewenste uitkomst. “Het heeft ons een vliegende start gegeven” zegt Arrianne van Es, personeelsfunctionaris bij Schakel Autogroep.

 

Korte en lange termijn doelstellingen

Intussen had het kern-MT van de Schakel Autogroep een aantal doelen opgesteld waaraan de nieuwe personeelssoftware een bijdrage moest leveren. Voor de korte termijn werd onder andere ingezet op efficiëntere processen en betere managementrapportages. Voor de lange termijn streefde men naar kostenbesparing en een reeks strategische doelen op het gebied van HR, waaronder het automatiseren van de gesprekscyclus en het opleidingsbeleid, naast het realiseren van koppelingen met specifieke Ford-systemen.

Arrianne van Es, personeelsfunctionaris: “Over de implementatie adviseerde de softwareleverancier om daar een consultant van Forque bij in te zetten. Deze partner is de kennis  partner binnen de automotive van AFAS en zijn goed thuis bij autodealers zoals ons bedrijf.”

Niet direct met AFAS in zee

Van Es: “We zijn niet direct met AFAS in zee gegaan. We hebben een shortlist van drie leveranciers opgesteld, waarna we in de vervolgfase met proeflicenties de software van twee aanbieders uitvoerig hebben getest. Daarbij stonden vanzelfsprekend een correcte loonverwerking en een juiste autorisatie centraal. Dus ook een groot gebruiksgemak voor medewerkers en een bijdrage aan het terugdringen van de workload van leidinggevenden waren eisen die we aan de nieuwe personeelssoftware stelden. Op die aspecten scoorde AFAS weliswaar beter, maar echt de doorslag gaf dat zij een koppeling met Outlook konden realiseren en de concurrent niet.”

 

Tijd besparen met budgetteringsproces

“Over de implementatie adviseerde de softwareleverancier om daar een consultant van Forque bij in te zetten. Zij zijn de kennispartner van AFAS binnen de automotive en zijn goed thuis bij autodealers zoals ons bedrijf. Ze kennen de geautomatiseerde omgeving waarmee een autobedrijf als het onze werkt. Bovendien zijn ze goed op de hoogte van onze cao en specifieke wet- en regelgeving voor onze branche, essentieel voor een goede implementatie van de Payroll-module.” Van Es vervolgt: “Ten tijde van de start van de implementatie, eind vorig jaar zomer, heb ik met de consultant van Forque de planning doorgenomen. Toevallig wist ik van het bestaan van een budgettool bij de softwareleverancier en ik vroeg aan Forque of we die konden gebruiken. Mijn belangrijkste doelstelling was om in de loop van november het budget lonen 2017 op te leveren. Dus ben ik destijds met die terugverloning begonnen met de bedoeling om op basis van een foutloze historie betrouwbare forecasts te produceren. Uiteindelijk was ik best trots dat we erin slaagden het budget 2017 uit de Payroll-module te halen. Bovendien weet ik dat ik in het budgetteringsproces dit jaar flink tijd ga besparen!”

 

Toekomstplannen

“Januari 2017 zijn we live gegaan met de HRM- en Payroll-software. Alles werkte prima en er was relatief weinig stress. Inmiddels hebben we 95% van de basisfunctionaliteiten up and running. Het applicatiebeheer doe ik zelf. Ik heb daar verschillende cursussen voor gevolgd en kan altijd terugvallen op de KnowledgeBase en de ondersteuning door Forque en AFAS. Gelukkig ben ik enigszins technisch onderlegd. Ik ben een puzzelaar die dingen wil begrijpen door ze zelf te doen. Daar heb ik genoeg mogelijkheden voor, want omdat we nog maar relatief kort met HRM en Payroll werken, is er nog genoeg werk aan de winkel”.

Lees hier het hele verhaal van Schakel Autogroep

Meer informatie

Meer informatie over AFAS optimalisatie of implementatie in de Automotive? Neem dan contact op met Jacob-Jan Mannak.